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Gesundes Team: Wann man Fehler macht und Aufgaben richtig auf andere Mitarbeiter überträgt
20.11.2018 7582

Gesundes Team: Wann man Fehler macht und Aufgaben richtig auf andere Mitarbeiter überträgt

Die Übertragung von Befugnissen und eine Kultur der Einstellung zu Fehlern sind notwendige Elemente einer koordinierten Teamarbeit. Ein guter Führer sollte auch ein Mentor sein, der seinem Volk vertraut. Warum ist eine kompetente Übertragung von Aufgaben und die Fähigkeit, Fehler richtig zu machen, für die effektive Arbeit des Unternehmens so wichtig? Sagt Expertin SR, Business Coach Anya Pabst.

Anya Pabst Anya Pabst - Leiter der russischen Niederlassung von BEITRAINING. Master of Sociology and Slavic Studies. Bildung "HR Manager" ist ein Spezialist auf dem Gebiet der Krisenkommunikation. Er hat Erfahrung in der Arbeit mit Menschen in Lerngruppen mit unterschiedlichen Profilen im In- und Ausland. Im Laufe der Jahre hat Anya Pabst über 150 Trainer ausgebildet. Seit mehr als 7 Jahren ist ihre berufliche Tätigkeit mit der Arbeit in den GUS-Ländern verbunden - Russland, Kasachstan und der Ukraine. BEITRAINING ist ein internationales Franchise-Unternehmen und zertifizierter strategischer Partner der Deutschen und Österreichischen Franchise Union zum Thema „Professional Development“. Er ist spezialisiert auf Aus- und Weiterbildung in den Bereichen Management, Handel, Kundenservice und persönliches Wachstum.

Der Erfolg des Unternehmens hängt von einer durchdachten Organisation und gesunden Beziehungen im Team ab. Es ist der Leiter, der am meisten daran interessiert ist, sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und pünktlich erledigt werden. Das bekannte Prinzip „Wollen Sie, dass die Arbeit gut gemacht wird, tun Sie es selbst“ eignet sich jedoch nicht für Führungskräfte, die ihren Untergebenen vertrauen und Ergebnisse erzielen möchten.

Viele Manager sehen oft keinen Unterschied zwischen den Konzepten „Autorität delegieren“ und „Probleme auf andere übertragen“, sind HR-Spezialisten überzeugt. Auf der anderen Seite vertrauen Manager den Mitarbeitern nicht, weil sie glauben, dass sie selbst bessere Arbeit leisten können, und dies ist ein ernstes Problem. In jedem Fall führt dies zu einem Verstoß im Arbeitsprozess, der die Effektivität des Unternehmens und das Vertrauen der Untergebenen in den Leiter mindert.

Das Schweigen von Fehlern führt nicht zum Guten

Wenn der Bericht über die Erfüllung des Auftrags weit von der Realität entfernt sein kann, wenn die Mitarbeiter Angst haben, sich bei Fehleinschätzungen zu ihren Vorgesetzten zu bekennen, werden sie versuchen, die Schuld an Kollegen, Lieferanten und anderen externen Faktoren zu rechtfertigen oder zu verlagern. Oft fürchtet der Firmenchef um seine Autorität, deshalb gibt er seinen eigenen Fehler nie zu. Er ist zu vielem bereit, um sein Gesicht zu wahren und bemerkt nicht, dass der Wunsch, Fehler zu verbergen, seine Autorität nicht verstärkt, sondern untergräbt. Wenn er offen über seine Fehler sprechen kann, vertrauen ihm die Mitarbeiter mehr und haben keine Angst, ihre eigenen Fehler zuzugeben.

Fehler zu verbergen ist eine gefährliche Praxis in einem Unternehmen. Viele von ihnen können sofort nach dem Auftreten fast ohne zusätzliche Kosten korrigiert werden, aber nur, wenn leitende Angestellte oder Kollegen korrekt und rechtzeitig informiert werden. Häufig kommt es vor, dass Fehler ignoriert werden, bis der verursachte Schaden zu offensichtlichen Schwierigkeiten und finanziellen Problemen führt. Das rechtzeitige Erkennen und Beseitigen von Fehlern trägt in erster Linie zur offenen Art der Kontrolle bei.


Delegierte - bedeutet Vertrauen

Wie zu verstehen, delegiert der Leiter einen Teil der Befugnis an seinen Untergebenen, um bestimmte Arbeitsaufgaben auszuführen oder bestimmte Arbeiten einfach an ihn zu „schieben“ (dh der Mitarbeiter hat einige Pflichten), erteilt ihm jedoch keine Befugnis (Rechte), diese auszuführen? Wenn die Aufgabe einfach auf den Untergebenen „geschoben“ wird, erhält er keine spezifischen Anweisungen und weiß nicht, was das Ergebnis seiner Bemühungen sein soll. Ist die Behörde jedoch beauftragt, eine bestimmte Aufgabe auszuführen, weiß der Arbeitnehmer genau, was, wann und mit welchen Mitteln er zu tun hat. Die strategischen Aspekte der Unternehmensführung liegen im Ermessen des Managers, der entscheidet, was und wen er anvertraut.

Management, Interaktion, Verständnis sind die Schlüsselwörter, die die Managementaktivität in jedem Unternehmen bestimmen. Die effektive Verteilung der Zeit, die erforderlich ist, um sich jedem der oben genannten Verantwortungsbereiche zu widmen, bestimmt einen kompetenten Leiter. Wenn der Manager Zeitmangel verspürt, ist dies das Hauptzeichen dafür, dass er die Verantwortlichkeiten nicht richtig verteilt - sowohl seine eigenen als auch die seiner Untergebenen.

„Wir teilen uns vier Befugnisübertragungsgrade“, sagt Business-Coach Anya Pabst. "Sie sind in vier Konzepte unterteilt: Verwalten, Führen, Unterstützen und Übertragen." Eine gute Angewohnheit für jede Führungskraft sollte der Wunsch in der Kommunikation mit den Mitarbeitern sein, vom Management zur Leitung, Unterstützung und letztendlich zur Übertragung von Autorität überzugehen.

Der erste Schritt ist das Management - impliziert das geringste Maß an Verantwortung des Arbeitnehmers. Er folgt automatisch den Anweisungen, ohne seine Initiative zu zeigen - zum Beispiel ordnet er Waren in einer bestimmten Reihenfolge in den Regalen an oder bestellt die erforderlichen Größen ab Lager.

Die zweite Stufe ist die Richtung - impliziert, dass der Leiter allgemeinere Aufgaben gibt, deren Ausführungszeit mögliche Abweichungen sind. Zum Beispiel können Sie vor einem saisonalen Wechsel der Schaufensterdekoration einfach angeben, welchen Marken Sie den Vorzug geben möchten, aber nicht „über der Seele stehen“, indem Sie das Handeln jedes Mitarbeiters steuern.

Dritte und vierte Stufe - Unterstützung und Übertragung - implizieren das maximale Maß an Verantwortung des Mitarbeiters. Er ist nicht nur für den Prozess verantwortlich, sondern auch für das Ergebnis. Der Vorgesetzte unterstützt, berät, was in schwierigen Fällen zu tun ist, vertraut jedoch darauf, dass der Mitarbeiter selbst Entscheidungen trifft. Beispielsweise nimmt der für die Teilnahme an der Ausstellung verantwortliche Mitarbeiter selbst Kontakt mit den Organisatoren auf und entscheidet, wie ein Stand oder eine Druckerei für den Druck von Informationsmaterialien eingerichtet werden soll. Er spricht den Chef nur zu den schwerwiegendsten Fragen an.

Der Schlüssel zur Übertragung von Autorität ist Vertrauen. Der Leiter muss seinem Mitarbeiter vertrauen - es ist nicht vergeblich, dass er einmal eingestellt und für den aktuellen Job ausgewählt wurde. Und der Mitarbeiter sollte seinem Vorgesetzten zum Beispiel vertrauen, dass er sich in bestimmten Fragen auf seine Meinung verlässt und anschließend genau fragt, was er zu tun hat. Dies ist die Basis eines gesunden Teams, da Direktdarsteller am häufigsten den von der Führung festgelegten Arbeitsstil übernehmen.

Geh dorthin, ich weiß nicht wo

So oft sehen Managementaufgaben für ihre Mitarbeiter aus. Die kompetente Übertragung von Befugnissen und die Verteilung von Verantwortlichkeiten sollten im Idealfall eine solche Atmosphäre im Unternehmen schaffen, wenn jeder Mitarbeiter seinen Verantwortungsbereich kennt und Aufgaben ausführt und für das Ergebnis seinem unmittelbaren Vorgesetzten verantwortlich ist. In der Praxis vergessen die Chefs jedoch häufig die Gesetze der Logik und erhalten daher anstelle der geleisteten Arbeit das gegenteilige Ergebnis.

Hier einige Beispiele für die häufigsten Managementfehler, die das Unternehmen stören. Daher sind die Aufgaben selbst in den Lippen des Managements oft nicht klar formuliert. Wenn der Mitarbeiter keine klare Vorstellung davon hat, was von ihm verlangt wird, ist es nicht verwunderlich, dass das Ergebnis nicht für die Geschäftsführung geeignet ist. Daher lohnt es sich, den Wunsch, die letztjährige Kollektion schneller ausverkauft zu machen, mit der Erlaubnis zur Einführung von Rabatten und einer Werbekampagne zu ergänzen.

Bei der Erteilung der Aufgabe ist es erforderlich, die Rechte des Arbeitnehmers eindeutig festzulegen, da die Befugnisse eines bestimmten Arbeitnehmers im Rahmen einer Aufgabe in der Standardverordnung und in der Stellenbeschreibung nicht enthalten sein können. Es ist nicht zu hoffen, dass ein Untergebener, der eine Liste seiner amtlichen Pflichten zugrunde legt, die Menge seiner Befugnisse im Rahmen einer bestimmten Arbeit unabhängig bestimmt.

Vorgesetzte sündigen häufig, indem sie Anweisungen erteilen, ohne die Verantwortlichkeiten eines bestimmten Mitarbeiters zu beachten. Das Problem ist auf denjenigen gerichtet, der am Arm auftaucht. Der Mitarbeiter des Verkaufsbereichs sollte jedoch nicht die Arbeit eines Verladers ausführen, auch wenn der Manager die sofortige Entladung der eingegangenen Waren verlangt. Und die Arbeit des Reinigers, wenn etwas in der Halle zerbrochen oder verschüttet ist, sollte vom Verkäufer nicht durchgeführt werden. Natürlich sind die Situationen anders, aber wenn Verwirrung in den Verantwortlichkeiten nicht die Ausnahme, sondern die Regel ist, sollten wir Probleme im Team erwarten.

Viele Fragen stellen sich, wenn die Aufgabe mündlich erteilt und in keiner Weise auf Papier oder in einem elektronischen Dokument festgehalten wird. Der Manager kann etwas vergessen und dann eine Beschwerde beim Mitarbeiter einreichen. Im Gegenzug kann der Mitarbeiter auch etwas aus den Augen verlieren, wenn er seine Worte für den Manager nicht unmittelbar nach Erhalt des Auftrags selbst niedergeschrieben hat. Eine schriftliche Bestellung schützt Sie vor Missverständnissen und möglichen Problemen.

Geben Sie keine Aufgaben, stellen Sie die Aufgabe, um Probleme zu lösen

Ein guter Leiter weiß: Wenn Sie der Festlegung einer Aufgabe und der Organisation ihrer Umsetzung nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, gibt es praktisch keine Chance, die Arbeit angemessen auf die Untergebenen zu verteilen. Daher müssen Sie sich an die Grundvoraussetzungen erinnern, mit denen Sie Befugnisse kompetent delegieren können:

  • Die Aufgabe sollte klar formuliert sein.

  • Die Aufgabe sollte direkt an ihren Ausführenden delegiert werden.

  • die Person, an die die Aufgabe übertragen wird, muss die Erlaubnis haben, solche Aufgaben auszuführen;

  • es ist notwendig, auf die Einhaltung der Hierarchie, Unterordnung zu achten;

  • eine Person muss über die erforderlichen Fachkenntnisse und Fähigkeiten verfügen;

  • Eine Person kann diese Aufgabe mit ihren Qualitäten und Fähigkeiten besser, schneller und / oder billiger als Sie (der Anführer) erledigen.

Im Idealfall sollten die Mitarbeiter des Unternehmens keine einzelnen Aufgaben ausführen, sondern für eine Reihe von Problemen verantwortlich sein. Der Verantwortungsbereich für jeden Mitarbeiter impliziert mehr Unabhängigkeit und eine globalere Herangehensweise an das Geschäft. Diese Art der Geschäftstätigkeit fördert die persönliche Verantwortung der Menschen und lehrt sie, die Perspektiven des Unternehmens zu erkennen, und der Leiter kann sich selbst und seine Untergebenen besser kennenlernen und Zeit für die Lösung wirklich wichtiger Probleme gewinnen.


Angst vor Perfektionismus

Und schließlich, wenn der Leiter die Verantwortlichkeiten von Untergebenen und verteilten Aufgaben richtig aufteilt, muss er sich an eine weitere Gefahr erinnern, nämlich an den Perfektionismus. Es ist nicht zu erwarten, dass Aufgaben mit 100 oder 150 Prozent erledigt werden. Mitarbeiter können sich wie alle Menschen irren. Deshalb müssen Sie darauf vorbereitet sein, dass auch ideale Mitarbeiter Fehler machen können. Jeder Fehler kann korrigiert werden, insbesondere wenn Sie das Problem gemeinsam lösen.

Du kannst es nicht zugeben zu lügen

Sprechen wir jetzt darüber, wo das Material angefangen hat - über das Stummschalten von Fehlern. Es gibt zwei Arten, Fehler zu verbergen. Einerseits wird, wie bereits erwähnt, die Atmosphäre im Team durch die Führungspolitik und die Einstellung der Behörden zu eigenen Fehleinschätzungen geprägt. Ein weiterer Aspekt sind die Merkmale der Sozialisation der Arbeitnehmer selbst, die unausgesprochenen Regeln, die in der Gesellschaft gelten.

Wenn die Gesellschaft von der Schule an und vor der Pensionierung kollektive Verantwortung für Fehler übernimmt, versuchen die Menschen unbewusst, Mängel zu verbergen, anstatt sie zu korrigieren. Dies ermöglicht es Ihnen, in der Komfortzone zu bleiben: nicht die Professionalität zu erhöhen, keine Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen, nicht aus erfolglosen Beispielen zu lernen. Dies wird auch durch das häufig angewandte System der Geldstrafen im Einzelhandel erleichtert, das letztendlich viel mehr Verluste als Einsparungen mit sich bringt.

Eine rentable Alternative zum Strafsystem ist ein Belohnungssystem. Beispielsweise erhält ein Mitarbeiter, der im Berichtszeitraum nicht zu spät zur Arbeit kam und keine Beschwerden von Kunden hatte, den maximalen Bonus für das Standardeinkommen. Derjenige, der mit Mängeln gearbeitet hat, hat einen geringeren Bonus. Viele westliche Unternehmen verfolgen Richtlinien, die Strafen verhängen, wenn sie einen Fehler nicht begehen, sondern ihn verschleiern. Menschen neigen dazu, Fehler zu machen, aber Mitarbeiter haben keinen Grund, zweimal Fehler zu machen: Wenn der Fehler bekannt und behoben ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass ein anderer Mitarbeiter den gleichen Fehler begeht.

Wenn dem Fehler Sanktionen folgen, kann der schuldige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, und sein Nachfolger wird wahrscheinlich an derselben Stelle stolpern. Eine konstruktive Einstellung zu Fehlern ermöglicht es ihnen, mit anderen Teammitgliedern zu diskutieren und die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens zu verringern. Eine solche Politik trägt dazu bei, die Fluktuation des Personals, die Einbeziehung des Personals in den gesamten Geschäftsprozess und die Ansammlung von Erfahrungen zu verringern.

Eine konstruktive Einstellung zu Fehlern erleichtert die ordnungsgemäße Übertragung von Befugnissen. Wenn ein Manager Angst hat, Untergebenen wichtige Aufgaben zu übertragen, und Angst hat, dass sie Angst haben, Fehler zu machen und bestraft zu werden, muss man nicht über die Entwicklung des Unternehmens oder die Motivation seiner Mitarbeiter sprechen. Wenn ein Mitarbeiter hingegen keine Angst hat, Verantwortung zu übernehmen und die Initiative zu ergreifen, und weiß, dass er das Recht hat, einen Fehler zu begehen, kann er nicht nur für den Prozess, sondern auch für das Ergebnis antworten.

Wenn eine Person das Recht hat, einen Fehler zu begehen, wird ein kompetenter Koch zu einem Mentor, der bereit ist, Fehler zu besprechen, Anweisungen zu geben und Leistungen zu loben. Vertrauensvolle Beziehungen im Team, die Unterstützung von Initiativen und die Transparenz von Unternehmensprozessen machen Fehler zu Erfahrungen, anhand derer fachliche Qualitäten verbessert werden können. Vertrauen, Verantwortung, Transparenz der Beziehungen innerhalb des Unternehmens - die Garantie dafür, dass die Aufgaben korrekt und pünktlich erledigt werden. Die richtige Übertragung von Aufgaben und die kompetente Einstellung zu Fehlern tragen dazu bei, das Wichtigste zu schaffen und aufrechtzuerhalten - Ihr Team, von dem das Wohlergehen des Unternehmens abhängt.


Dieser Artikel wurde in der 141-Ausgabe der Printversion des Magazins veröffentlicht.

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