Delegieren, Fehler quittieren. Wie vermeide ich Kommunikationsfehler zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und baue eine transparente Kommunikation im Unternehmen auf?

Die Beziehungskultur im Unternehmen, die Transparenz der Hierarchie, die Fähigkeit, Autorität zu delegieren und Fehler richtig zu behandeln, sind die notwendigen, notwendigen Elemente der Teamarbeit. Ein guter Führer ist gleichzeitig ein Mentor, der seinem Volk vertraut. Warum ist die Kommunikationskultur im Unternehmen für die effektive Arbeit so wichtig? Diese Frage beantwortet Anya Pabst, die Leiterin der russischen Niederlassung von BEITRAINING.

Anya Pabst - Leiter der russischen Niederlassung von BEITRAINING. Master of Sociology and Slavic Studies. Bildung "HR Manager" ist ein Spezialist auf dem Gebiet der Krisenkommunikation. Er hat Erfahrung in der Arbeit mit Menschen in Lerngruppen mit unterschiedlichen Profilen im In- und Ausland. Im Laufe der Jahre hat Anya Pabst über 150 Trainer ausgebildet. Seit mehr als 7 Jahren ist ihre berufliche Tätigkeit mit der Arbeit in den GUS-Ländern verbunden - Russland, Kasachstan und der Ukraine. BEITRAINING ist ein internationales Franchise-Unternehmen und zertifizierter strategischer Partner der Deutschen und Österreichischen Franchise Union zum Thema „Professional Development“. Er ist spezialisiert auf Aus- und Weiterbildung in den Bereichen Management, Handel, Kundenservice und persönliches Wachstum.

Studien zufolge überschätzen viele Manager ihre Kommunikationsfähigkeiten und sind zuversichtlich, verständlich und freundlich mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, obwohl ihre Mitarbeiter dem nicht zustimmen würden. Dies ist nicht überraschend: Die meisten Menschen neigen dazu, ihre Fähigkeiten zu positiv einzuschätzen, aber wenn es um die interne Unternehmenskommunikation geht, sollte ein solcher Fehler des Vorgesetzten ihn erneut auf die Idee bringen, den Kommunikationsaufbau zwischen Management und normalen Mitarbeitern zu überwachen.

Kommunikationsfähigkeiten in der Beziehung zwischen externen und internen Kunden (dh Kollegen und Untergebenen) eines Unternehmens sind in unserem Zeitalter der neuen Technologien von besonderer Bedeutung, wenn Anforderungen und Aufgaben klar und präzise formuliert werden sollen, Telefonanrufe reduziert werden und eine gut geschriebene E-Mail vorausgesetzt wird dass der Adressat nicht länger als 12 Sekunden damit verbringt, es zu lesen. Daher steigt der Wert qualitativer Indikatoren in der Kommunikation im Vergleich zu quantitativen Indikatoren deutlich an. Die Art und Weise, wie das Management und die Mitarbeiter des Unternehmens kommunizieren, wirkt sich direkt auf den Erfolg des Unternehmens aus.

Eine gesunde Beziehung zwischen dem Chef und seinen Untergebenen: Worauf basieren sie?

Der Erfolg des Unternehmens hängt von einer durchdachten Organisation und gesunden Beziehungen im Team ab. Es ist der Leiter, der am meisten daran interessiert ist, sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und pünktlich erledigt werden. Das bekannte Prinzip „Wenn Sie gute Arbeit leisten möchten, tun Sie es selbst“ eignet sich jedoch nicht für Führungskräfte, die ihren Untergebenen vertrauen und Ergebnisse erzielen möchten. Er sollte in der Lage sein, die Aufgaben festzulegen und richtig zu erläutern, eine klare Kommunikation während des Umsetzungsprozesses zu gewährleisten und die Diskussion der Aufgabe auf der Grundlage der Ergebnisse ihrer Umsetzung zu verfolgen. Letzteres setzt auch eine entwickelte Unternehmenskultur voraus.

Kommunikation als Basis einer Geschäftsbeziehung

Die Kommunikationskultur des Unternehmens schenkt einem Konzept wie effektiver Kommunikation immer mehr Aufmerksamkeit. Es impliziert ein Kommunikationsschema, in dem Empathie, Neugier und Respekt Platz finden, gleichzeitig aber auch Rationalität und Objektivität. Die Situation ist noch komplizierter, wenn die Kommunikation über E-Mails hinausgeht. Ein Telefongespräch umfasst beispielsweise so wichtige Aspekte für einen Kontakt wie das Sprach-Timbre, die Dauer und die Zeit eines Anrufs, die Fähigkeit, schnell auf Fragen zu antworten usw. Am vielschichtigsten ist die Kommunikation mit dem persönlichen Kontakt, wenn der visuelle Aspekt wichtig wird: Der Gesprächspartner achtet auf Gesten, Augen und Mimik.

Für Mitarbeiter und Kollegen, mit denen Sie jeden Arbeitstag, möglicherweise über viele Jahre hinweg, kommunizieren müssen, gelten dieselben Regeln, manchmal komplexere, wenn interne (Unterwasser-) Strömungen im Team und (manchmal negative) Interaktionserfahrungen berücksichtigt werden . Aus all diesen Gründen ist die Kommunikation im Unternehmen nicht nur eine Art der Informationsübertragung, sondern ein weitaus umfangreicheres Konzept.

Trotz aller Bemühungen, sich auf rationale Aspekte und die Diskussion von Arbeitsthemen zu konzentrieren, wird fast jedes Treffen persönliche und emotionale Momente zwischen den Teilnehmern beinhalten. Ihre Intensität wird durch Arbeitsstress, Zeitmangel, Teambeziehungen und viele andere Faktoren beeinflusst. Dies ist weder gut noch schlecht - es ist eine Selbstverständlichkeit, die von den Merkmalen der menschlichen Kommunikation bestimmt wird und verstanden und, wenn möglich, zu Ihrem eigenen Vorteil zusammengefasst werden muss.

Der Kampf des Geistes und der Gefühle

Erfolgreiche Kommunikation basiert auf zwei ihrer wichtigsten Aspekte - rationalen Argumenten und emotionalen Zuständen. Wenn es sich um die Kommunikation zwischen dem Chef und dem Untergebenen handelt, liegt es auf der Hand, dass die erste Person eine große Verantwortung trägt, die nicht nur für sich selbst, sondern auch für die ihm anvertrauten Mitarbeiter verantwortlich ist.

Management, Interaktion, Verständnis sind die Schlüsselwörter, die die Managementaktivität in jedem Unternehmen bestimmen. Die effektive Verteilung der Zeit, die erforderlich ist, um sich jedem der oben genannten Verantwortungsbereiche zu widmen, bestimmt einen kompetenten Leiter. Wenn der Manager Zeitmangel verspürt, ist dies das Hauptzeichen dafür, dass er die Verantwortlichkeiten nicht richtig verteilt - sowohl seine eigenen als auch die seiner Untergebenen.

Delegiere und sei in der Lage, deine Fehler zuzugeben - wichtige Eigenschaften eines Führers

Viele Manager sehen oft keinen Unterschied zwischen dem Konzept der "delegierten Autorität" und "Probleme auf andere übertragen". Auf der anderen Seite vertrauen Manager den Mitarbeitern nicht, weil sie glauben, dass sie selbst bessere Arbeit leisten können. “ In jedem Fall führt dies zu Verstößen gegen die Kommunikation und den Arbeitsprozess, vermindert die Effektivität des Unternehmens und das Vertrauen der Untergebenen.

Wenn der Bericht über die Erfüllung des Auftrags weit von der Realität entfernt ist und die Mitarbeiter Angst haben, sich bei Fehlkalkulationen zu ihren Vorgesetzten zu bekennen, werden sie versuchen, Kollegen, Lieferanten und andere externe Faktoren zu rechtfertigen oder die Schuld zu verlagern - eine ähnliche Situation liegt vor, wenn es ernsthafte Probleme mit der Kommunikationskultur im Unternehmen gibt. Wenn der Chef des Unternehmens Angst um seine Autorität hat, er seine eigenen Fehler nicht zugibt, bereit ist, viel zu sparen und nicht bemerkt, dass der Wunsch, Fehler zu verbergen, seine Autorität nicht verstärkt, sondern untergräbt, sollte er ernsthaft darüber nachdenken, seine Ansichten zur Teamführung zu überprüfen. Das Vertrauen der Untergebenen trägt definitiv nicht dazu bei. Wenn der Kopf eine Fehleinschätzung offen zugibt, vertrauen die Mitarbeiter ihm mehr und haben keine Angst, ihre eigenen Fehler zuzugeben.

Fehler zu verbergen ist eine gefährliche Praxis in einem Unternehmen. In der Tat können viele von ihnen unmittelbar nach dem Auftreten und fast ohne zusätzliche Kosten korrigiert werden, jedoch nur, wenn übergeordnete Mitarbeiter oder Kollegen korrekt und rechtzeitig informiert werden. Häufig kommt es vor, dass Fehler ignoriert werden, bis der verursachte Schaden zu offensichtlichen Schwierigkeiten und finanziellen Problemen führt. Ihre rechtzeitige Identifizierung und Beseitigung wird in erster Linie durch ein offenes Management und eine ordnungsgemäß aufgebaute Kommunikation gefördert.

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Wird die Aufgabe ohne Erklärung einfach auf den Untergebenen „geschoben“, erhält er keine konkreten Anweisungen und weiß nicht, was das Ergebnis seiner Bemühungen sein soll, dann sollten Sie von der Person keine effektive Arbeit und ein verantwortungsbewusstes Verhalten erwarten. Wird die Behörde jedoch mit klaren Anweisungen zur Ausführung eines bestimmten Auftrags / einer bestimmten Aufgabe beauftragt, weiß und versteht der Mitarbeiter, was, wann und mit welchen Mitteln er zu tun hat. Und ich bin bereit, für das Ergebnis zu antworten. Der Leiter muss die strategischen Aspekte der Unternehmensführung berücksichtigen. Er entscheidet, was und wem zugewiesen werden kann, welcher der Mitarbeiter die Anforderungen erfüllt und welche Anforderungen gut erfüllt.

Vierstufige Delegation

Es gibt vier Befugnisübertragungsgrade. Sie sind in vier Konzepte unterteilt: Verwalten, Leiten, Unterstützen und Übertragen. Eine gute Angewohnheit für jede Führungskraft sollte der Wunsch in der Kommunikation mit den Mitarbeitern sein, vom Management zur Leitung, Unterstützung und letztendlich zur Übertragung von Befugnissen überzugehen.

Der erste Schritt - Management - impliziert das geringste Maß an Verantwortung des Mitarbeiters. Er folgt automatisch den Anweisungen, ohne seine Initiative zu zeigen: Er stellt die Waren in die Regale oder bestellt die erforderlichen Größen im Lager. Der zweite Schritt - Richtung - impliziert, dass der Leiter allgemeinere Aufgaben gibt, deren Ausführungszeit möglich ist.

Die dritte und vierte Stufe - Unterstützung und Übertragung - impliziert das maximale Maß an Verantwortung des Mitarbeiters. Er ist nicht nur für den Prozess verantwortlich, sondern auch für das Ergebnis. Der Vorgesetzte unterstützt, berät, was in schwierigen Fällen zu tun ist, vertraut jedoch darauf, dass der Mitarbeiter selbst Entscheidungen trifft.

Die Schlüsselbegriffe bei der Übertragung von Befugnissen sind Vertrauen und transparente Kommunikation. Der Leiter muss seinem Mitarbeiter vertrauen - es ist nicht vergeblich, dass er einmal eingestellt und für den aktuellen Job ausgewählt wurde. Und der Mitarbeiter muss seinem Vorgesetzten beispielsweise vertrauen, dass er sich auf seine Meinung zu einem bestimmten Thema verlässt und ihn anschließend genau fragt, was er zu tun hat. Dies ist die Grundlage für das Leben eines gesunden Teams, da Direktdarsteller am häufigsten den von der Führung festgelegten Arbeitsstil übernehmen.

"Geh dorthin - ich weiß nicht wo"

Viele Menschen lassen sich von diesem Grundsatz leiten: Die kompetente Übertragung von Befugnissen und die Verteilung von Verantwortlichkeiten sollten im Idealfall eine solche Atmosphäre im Unternehmen schaffen, wenn jeder Mitarbeiter seinen Verantwortungsbereich kennt und Aufgaben wahrnimmt und für das Ergebnis seiner direkten Geschäftsführung verantwortlich ist. In der Praxis vergessen Manager oft die Gesetze der Logik und erhalten daher anstelle der geleisteten Arbeit das gegenteilige Ergebnis.

Daher sind die Aufgaben selbst oft nicht klar in den Lippen der Führung formuliert. Wenn der Mitarbeiter keine klare Vorstellung davon hat, was von ihm verlangt wird, ist es nicht verwunderlich, dass das Ergebnis nicht für die Geschäftsführung geeignet ist. Bei der Erteilung einer bestimmten Aufgabe müssen die Rechte des Arbeitnehmers klar festgelegt werden, da die Befugnisse des Arbeitnehmers im Rahmen dieser Aufgabe nicht in den Standardbestimmungen und Stellenbeschreibungen enthalten sein können. Es ist daher unmöglich zu hoffen, dass der Untergebene auf der Grundlage der Liste seiner amtlichen Pflichten unabhängig die Menge seiner Befugnisse im Rahmen eines bestimmten Werks festlegt.

Vorgesetzte sündigen häufig, indem sie Anweisungen erteilen, ohne auf die Verantwortlichkeiten eines bestimmten Mitarbeiters zu achten. Das Problem ist auf denjenigen gerichtet, der am Arm auftaucht. Der Mitarbeiter des Verkaufsbereichs sollte jedoch nicht die Arbeit eines Verladers ausführen, auch wenn der Manager die sofortige Entladung der eingegangenen Waren verlangt. Natürlich sind die Situationen anders, aber wenn Verwirrung in den Verantwortlichkeiten nicht die Ausnahme, sondern die Regel ist, sollten ernsthafte Probleme im Team erwartet werden.

Viele Fragen stellen sich, wenn die Aufgabe mündlich gestellt und nicht auf Papier oder im Computer fixiert wird. Der Manager kann etwas vergessen und dann eine Beschwerde beim Mitarbeiter einreichen. Im Gegenzug kann der Mitarbeiter auch etwas aus den Augen verlieren, wenn er seine Worte für den Manager nicht unmittelbar nach Erhalt des Auftrags selbst niedergeschrieben hat. Eine schriftliche Bestellung schützt Sie vor Missverständnissen und möglichen Problemen.

Einige Fehler

Die Angewohnheit, Fehler und undurchsichtige Kommunikation zu verbergen, hat zwei Gründe. Einerseits wird die Atmosphäre im Team durch die Managementpolitik und die Einstellung der Behörden zu ihren eigenen Fehleinschätzungen geprägt. Ein weiterer Aspekt sind die Merkmale der Sozialisation der Arbeitnehmer selbst, die unausgesprochenen Regeln, die in der Gesellschaft gelten. Wenn die Gesellschaft von der Schulbank aus kollektive Verantwortung für Fehler übernimmt, bemühen sich die Menschen unbewusst, Mängel zu verbergen, anstatt sie zu beheben, was es ihnen ermöglicht, in der Komfortzone zu bleiben: die Professionalität nicht zu erhöhen, keine Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen, nicht aus erfolglosen Beispielen zu lernen.

Wenn dem Fehler Sanktionen folgen, kann der beleidigende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, und sein Nachfolger wird wahrscheinlich über denselben Rechen stolpern. Eine konstruktive Einstellung zu Fehlern ermöglicht es uns, jeden einzelnen Fehler mit anderen Teammitgliedern zu diskutieren und die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens zu verringern. Eine solche Politik trägt dazu bei, die Fluktuation des Personals, die Beteiligung des Personals und den Erfahrungsschatz zu verringern. Ein kompetenter Koch wird allmählich zu einem Mentor mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten, der dazu neigt, Fehler zu besprechen, zu belehren und für Erfolge zu loben, anstatt Fehler zu schelten und zu bestrafen. Vertrauensvolle Beziehungen im Team, die Unterstützung von Initiativen und die Transparenz von Unternehmensprozessen machen Fehler zu wertvollen praktischen Erfahrungen, auf deren Grundlage fachliche Qualitäten verbessert werden können. Vertrauen, Verantwortung und Transparenz der Kommunikation im Unternehmen tragen dazu bei, das Wichtigste zu schaffen und aufrechtzuerhalten - das Team, von dem das Wohlergehen Ihres Unternehmens abhängt.

Dieser Artikel wurde in der 156-Ausgabe der Printversion des Magazins veröffentlicht.