Funktionsweise des Soft Accounting-Systems von Alphabet

Das Alphabet Schuh-Netzwerk ist stolz auf sein speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Buchhaltungssystem. Dieses System vereinfacht viele Prozesse, erspart Mitarbeitern unnötige Papierroutinen und hilft dem Käufer, genau das Produkt zu finden, das er benötigt. Zusammen mit Vertretern der Firma Alphabet verfolgte das Magazin Shoes Report die wichtigsten Phasen der Arbeit mit dem Produkt, um mit eigenen Augen zu sehen, wie moderne Technologien das Geschäft effizienter machen.

Das Buchhaltungssystem "Alfavit-Soft" basiert auf der Datenbank "1C", wird jedoch von Unternehmensprogrammierern ständig weiterentwickelt und an die Bedürfnisse des Schuhnetzwerks angepasst. Es enthält mehrere Elemente, die die Arbeit der Alphabet-Manager erheblich erleichtern und es ermöglichen, keine Zeit mit unnötigem Papierkram zu verschwenden. Ein solches Add-On ist die poetisch betitelte Blue Scroll, die eine Vielzahl von Berichten enthält, die von der Analyse von Lieferantenfehlern bis zu Verkaufsberichten reichen. Ihr Hauptmerkmal ist, dass alle Berichte automatisch generiert und bei Bedarf an einem bestimmten Wochentag im gleichen automatischen Modus an Lieferanten gesendet werden.

Das Alfavit-Soft-System deckt alle wichtigen Prozesse eines Schuhunternehmens ab: Bestellung von Waren bei Lieferanten, Empfang im Logistikzentrum und im untergeordneten Abteilungsbüro, Verteilung der Waren auf die Filialen, Bestandsaufnahme und Verkauf an den Endkunden. Details zu all diesen Prozessen können jederzeit im System und im Corporate Chat eingesehen werden, der ebenfalls Teil von "Alphabet-Soft" ist. Eine derart umfangreiche und nicht zeitaufwändige Steuerung wurde dank der Automatisierung von Prozessen möglich, die im Alphabet-Netzwerk ihre eigenen Merkmale aufweist. Zusammen mit dem Generaldirektor der Kette, Andrey Shirokov, verfolgten wir die Hauptphasen der Arbeit mit den Waren und verstanden genau, wie moderne Technologien es ermöglichen, die Buchhaltung in einem großen Unternehmen zu vereinfachen.

Phase eins: Warenannahme. Die Produkte der Lieferanten treffen zunächst in der Niederlassung des Unternehmens ein.

"Alphabet". Und da das Unternehmen mit insgesamt 50 Partnern zusammenarbeitet, erfolgt die Lieferung der Waren an das Logistikzentrum "Alphabet" nach Vereinbarung und in geplanter Weise, um Eilaufträge zu vermeiden. Bei der Annahme der Waren erstellt die diensthabende Person im Abteilungsbüro nicht nur die erforderlichen Dokumente, sondern notiert auch im Service-Chat des Unternehmens und im Alphabet-Soft-System, wann und wann der Lieferant angekommen ist, wie viele Paare er mitgebracht hat und welcher Mitarbeiter mit der Aufteilung der Waren beschäftigt sein wird. ob die Lieferzeit überfällig ist, ob

Preise und bestimmt aus dem Foto, ob dies das Modell ist, das das Unternehmen bestellt hat. Im Falle von Unstimmigkeiten kontaktiert der diensthabende Beamte den Manager, der den Lieferanten leitet, und die weitere Klärung der Umstände liegt auf den Schultern des für das Unternehmen verantwortlichen Mitarbeiters. Wenn alle Lieferbedingungen erfüllt sind, werden die Informationen in das "Alphabet-Soft" -System eingegeben und gelangen dann in den entsprechenden Bericht, der in diesem System automatisch erstellt wird.

Schritt zwei: Barcode-Erstellung. Nachdem der Lagerverwalter überprüft hat, ob der Artikel mit der Bestellung übereinstimmt, vergibt er einen speziellen Code. Dieser Code kodiert nicht nur die Artikelnummer, sondern auch die Farbe und vor allem die Größe. Das Barcode-Etikett enthält außerdem die Personalnummer des Mitarbeiters, der es anbringt.

Etiketten auf Kisten und das Symbol des Geschäfts, in das der Dampf geleitet wird, werden angewendet. Basierend auf diesen Informationen erstellt der Manager eine Produktkarte für die Alphabet-Soft-Datenbank. Die Barcodes werden auf einem Hochgeschwindigkeitsdrucker gedruckt und an das Lagermitarbeiter übergeben, das die Schuhkartons etikettiert.

Schritt drei: Fotos für den Onlineshop. Nachdem die Daten des Models in die Datenbank eingegeben und Armbänder mit individuellen Barcodes gedruckt wurden, bringt der Manager den Halbparka ins Fotostudio direkt im Büro der Abteilung. Dort wird das Model in 3D fotografiert, um die Bilder auf die Website des Alphabet-Onlineshops hochzuladen.

Vierter Schritt: Vorbereitung der Waren für die Auslieferung an die Filialen. Nach der Prüfung im Versandbüro werden die Waren und die zugehörigen Barcodes an einen der drei Etikettierer im Lager weitergeleitet. Anhand der Notizen der Filialleitung in der Alphabet-Soft-Datenbank öffnen die Etikettierer die Kartons und teilen den Inhalt so auf, dass die exakt benötigte Warenmenge an jede Filiale geliefert wird. Außerdem bringen sie auf jedem Schuhkarton ein Barcode-Etikett an.

Das Anbringen von Aufklebern auf Schachteln ist keine leichte Aufgabe, die besondere Fähigkeiten und Fertigkeiten erfordert, da jedes Etikett ein Unikat ist und einem bestimmten Paar Schuhen einer bestimmten Größe entspricht. Der Kleber kann die Etiketten nicht nur nicht verwechseln, sondern muss sie auch genau kleben, ohne die Aufkleber des Herstellers und andere Bezeichnungen auf der Schachtel mit einem Paar Schuhen zu überlappen. Bereits erfahrene Gluer bewältigen ihre Aufgabe leicht und sehr schnell und können zusammen bis zu 8 Paare pro Tag verarbeiten. Im Februar 2013 stellten die Mitarbeiter im Büro der Division einen Rekord auf: Sie verarbeiteten 27 Paare pro Woche.

Stufe fünf: Verteilung der Filialen im Netzwerk. Die mit bereits gekennzeichneten Schuhen nachgefüllten Kartons werden an die Filialisten gesendet, aber ein bestimmter Schuhbestand verbleibt im Logistikzentrum: Es ist einfach, ihn im Laden zu sortieren, sobald die erforderliche Größe eines bestimmten Modells aufgebraucht ist. Büroangestellte kontrollieren die Situation mithilfe eines Sonderberichts des Alphabet-Soft-Systems, aus dem hervorgeht, wo Schuhe der erforderlichen Größe übertragen werden müssen. Der Bericht selbst wird jeden Montag automatisch auf Anfrage des Betreibers aus der Verkaufsabteilung erstellt.

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Der Filialleiter nimmt die Waren im internen Lager entgegen und liest mithilfe eines Sensors Barcodes und eindeutige Etiketten auf den Kartons mit Modellen, die auf Schuhkartons geklebt sind. Zusätzlich zu den Fällen, in denen das Geschäft Waren erhält, findet ein solcher Lagerbestand alle zwei Wochen statt - wenn der Geschäftsleiter die Schicht an einen anderen Manager übergibt. Fotos "Wareneingang" und "Scannen"

Apropos Inventar: Waren werden zweimal pro Woche im Verkaufsbereich gescannt und ihre Daten an das Alphabet-Soft-System gesendet. Durch das Scannen von Schaufenstern wird den Verkäufern klar, wie viele Modelle aufgrund des täglichen Trubels nicht in der Halle ausgestellt wurden und die Führungskräfte des Unternehmens sehen, in welchen Geschäften die aufmerksamsten Mitarbeiter arbeiten und wie viel Prozent der Fenster gefüllt sind.

Phase sechs: Das Produkt befindet sich im Verkaufsraum. Von jedem Modell wird ein Exemplar aus dem Logistikzentrum in die Vitrine gestellt. Es erhält ein Preisschild: Neben Barcode und Preis weist es auch den ermäßigten Preis für Bonuskarteninhaber aus. Alle anderen Artikel werden im Lager aufbewahrt und bei Bedarf vom zuständigen Mitarbeiter aus der Vitrine geholt.

Seit drei Jahren sind in jedem Geschäft der Alphabet-Kette Informationskioske in Betrieb. Mit ihrer Hilfe können Kunden nicht nur einfach ein Modell anhand der für sie wichtigen Parameter auswählen, sondern auch die Verfügbarkeit der erforderlichen Größe eines der im Schaufenster dargestellten Paare ermitteln. Dazu muss der Käufer lediglich den Barcode auf dem Preisschild scannen und ihn an das Fenster des Informationskiosks halten.

Das in den Informationskiosk integrierte Programm zeigt an, in welchen Dimensionen das Modell, das dem Kunden gefallen hat, im Lager des Geschäfts präsentiert wird. Dies spart dem Verkäufer erheblich Zeit, der nicht "blind" nach der Größe im Lager suchen muss, und entlastet den Käufer vom schmerzhaften Warten auf das begehrte Paar in der Halle.

Befindet sich das Modell der erforderlichen Größe nicht im Lager dieses Geschäfts, zeigt das Programm im Informationskiosk nicht nur an, in welchem ​​Alphabet-Geschäft es sich befindet, sondern erstellt sogar eine Liste der Geschäfte nach Entfernung und erstellt eine Karte mit detaillierten Anweisungen, wie Sie zum gewünschten Geschäft gelangen.

Schritt sieben: Kauf des Artikels. Wenn der Kunde an dem vorrätigen Artikel interessiert ist, unterstützt ihn der Verkäufer beim Kaufabschluss am selben Informationskiosk. Das System benötigt die Benutzer-ID des Filialleiters, der den Verkauf abgewickelt hat, die ID des Mitarbeiters, der den Artikel aus dem Lager geholt hat, die Rabattkartennummer und die Größe des gekauften Paares. Die Größenangabe ist wichtig, da der Artikel so sofort aus dem Lagerbestand des Geschäfts ausgebucht und im Alfavit-Soft-System vermerkt werden kann, dass Paare in derselben Größe vom Logistikzentrum an die Filiale geliefert werden sollen.

Infolge der Arbeit mit dem Informationskiosk erhält der Käufer die Einkaufsnummer und geht zur Kasse, um seinen Einkauf mit ihm zu bezahlen. Der Verkäufer kann währenddessen seinen Platz im Ranking aller Verkäufer des Geschäfts sehen. Die Bewertung wird in Echtzeit erstellt und zeigt, welchen Platz jeder Verkäufer einnimmt, wie viel Dampf er verkauft hat und welchen Bonus er für die geleistete Arbeit erhält.

Schritt Acht: Umsatzanalyse. Alle Informationen zur Leistung aller Filialmitarbeiter und den verkauften Paaren werden von den Kassensystemen aller Filialen erfasst, in das Alfavit-Soft-System eingepflegt und im internen Chat angezeigt. So bleiben alle Manager und interessierten Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – stets über die Unternehmensleistung informiert. Für jede Filiale werden der monatliche und der tägliche Umsatzplan, der Fertigstellungsgrad und die verbleibenden Aufgaben angezeigt. Zusätzlich zeigt der interne Chat das tägliche Ranking aller Alfavit-Verkäufer an: Die Top 15 erhalten einen Tagesbonus von 500 Rubel. Filialleiter müssen somit keine Zeit mehr damit verschwenden, die aktivsten Verkäufer zu ermitteln, da dies das System täglich für sie erledigt.

So integriert das Alfavit-Soft-System alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse wie ein Netzwerk, macht sie transparent und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung. Nachdem das Unternehmen "Alphabet" Geld in die Arbeit von Programmierern investiert hatte, konnte es Geld sparen, indem es seinen Mitarbeitern Zeit für die Arbeit mit Kunden und Waren und nicht für Zettel zur Verfügung stellte.