Funktionsweise des Soft Accounting-Systems von Alphabet

Das Alphabet Schuh-Netzwerk ist stolz auf sein speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Buchhaltungssystem. Dieses System vereinfacht viele Prozesse, erspart Mitarbeitern unnötige Papierroutinen und hilft dem Käufer, genau das Produkt zu finden, das er benötigt. Zusammen mit Vertretern der Firma Alphabet verfolgte das Magazin Shoes Report die wichtigsten Phasen der Arbeit mit dem Produkt, um mit eigenen Augen zu sehen, wie moderne Technologien das Geschäft effizienter machen.

Das Buchhaltungssystem "Alfavit-Soft" basiert auf der Datenbank "1C", wird jedoch von Unternehmensprogrammierern ständig weiterentwickelt und an die Bedürfnisse des Schuhnetzwerks angepasst. Es enthält mehrere Elemente, die die Arbeit der Alphabet-Manager erheblich erleichtern und es ermöglichen, keine Zeit mit unnötigem Papierkram zu verschwenden. Ein solches Add-On ist die poetisch betitelte Blue Scroll, die eine Vielzahl von Berichten enthält, die von der Analyse von Lieferantenfehlern bis zu Verkaufsberichten reichen. Ihr Hauptmerkmal ist, dass alle Berichte automatisch generiert und bei Bedarf an einem bestimmten Wochentag im gleichen automatischen Modus an Lieferanten gesendet werden.

Das Alfavit-Soft-System deckt alle wichtigen Prozesse eines Schuhunternehmens ab: Bestellung von Waren bei Lieferanten, Empfang im Logistikzentrum und im untergeordneten Abteilungsbüro, Verteilung der Waren auf die Filialen, Bestandsaufnahme und Verkauf an den Endkunden. Details zu all diesen Prozessen können jederzeit im System und im Corporate Chat eingesehen werden, der ebenfalls Teil von "Alphabet-Soft" ist. Eine derart umfangreiche und nicht zeitaufwändige Steuerung wurde dank der Automatisierung von Prozessen möglich, die im Alphabet-Netzwerk ihre eigenen Merkmale aufweist. Zusammen mit dem Generaldirektor der Kette, Andrey Shirokov, verfolgten wir die Hauptphasen der Arbeit mit den Waren und verstanden genau, wie moderne Technologien es ermöglichen, die Buchhaltung in einem großen Unternehmen zu vereinfachen.

Stufe eins: Warenannahme. Die Produkte der Lieferanten werden in erster Linie an die Abteilung des Unternehmens geliefert.

"Alphabet". Und da das Unternehmen mit insgesamt 50 Partnern zusammenarbeitet, erfolgt die Lieferung der Waren an das Logistikzentrum "Alphabet" nach Vereinbarung und in geplanter Weise, um Eilaufträge zu vermeiden. Bei der Annahme der Waren erstellt die diensthabende Person im Abteilungsbüro nicht nur die erforderlichen Dokumente, sondern notiert auch im Service-Chat des Unternehmens und im Alphabet-Soft-System, wann und wann der Lieferant angekommen ist, wie viele Paare er mitgebracht hat und welcher Mitarbeiter mit der Aufteilung der Waren beschäftigt sein wird. ob die Lieferzeit überfällig ist, ob

Preise und bestimmt aus dem Foto, ob dies das Modell ist, das das Unternehmen bestellt hat. Im Falle von Unstimmigkeiten kontaktiert der diensthabende Beamte den Manager, der den Lieferanten leitet, und die weitere Klärung der Umstände liegt auf den Schultern des für das Unternehmen verantwortlichen Mitarbeiters. Wenn alle Lieferbedingungen erfüllt sind, werden die Informationen in das "Alphabet-Soft" -System eingegeben und gelangen dann in den entsprechenden Bericht, der in diesem System automatisch erstellt wird.

Stufe zwei: Barcoding. Nachdem sichergestellt ist, dass das Modell vollständig mit der Bestellung übereinstimmt, weist der Empfangsmanager ihm einen speziellen Code zu, in dem nicht nur der Artikel verschlüsselt ist, sondern auch die Farbe und vor allem die Modellgröße. Auf dem Etikett steht ein Barcode mit der persönlichen Nummer des Mitarbeiters, der aufgeklebt werden soll

Etiketten auf Kisten und das Symbol des Geschäfts, in das der Dampf geleitet wird, werden angewendet. Basierend auf diesen Informationen erstellt der Manager eine Produktkarte für die Alphabet-Soft-Datenbank. Die Barcodes werden auf einem Hochgeschwindigkeitsdrucker gedruckt und an das Lagermitarbeiter übergeben, das die Schuhkartons etikettiert.

Stufe drei: Fotografie für einen Online-Shop. Nach Eingabe der Modelldaten in die Datenbank und Drucken von Bändern mit eindeutigen Barcodes bringt der Manager die Halbpaare zum Fotostudio, das sich hier im Abteilungsbüro befindet. Dort fotografiert er das Modell eigenständig in 3D, um die Bilder auf die Website des Online-Shops "Alphabet" zu übertragen.

Stufe vier: Vorbereitung der Waren für die Verteilung an die Geschäfte. Nach dem Einchecken im Büro der Abteilung werden die Waren und die dazugehörigen Barcodes an einen der drei im Lager tätigen Kleber geliefert. Aufkleber, die sich an den Notizen der Manager in der Alphabet-Soft-Datenbank orientieren, öffnen die Kisten und teilen die Kisten, um genau die erforderliche Warenmenge an jedes Geschäft zu senden. Sie bringen auch ein Barcode-Etikett auf jedem Schuhkarton an.

Das Anbringen von Aufklebern auf Schachteln ist keine leichte Aufgabe, die besondere Fähigkeiten und Fertigkeiten erfordert, da jedes Etikett ein Unikat ist und einem bestimmten Paar Schuhen einer bestimmten Größe entspricht. Der Kleber kann die Etiketten nicht nur nicht verwechseln, sondern muss sie auch genau kleben, ohne die Aufkleber des Herstellers und andere Bezeichnungen auf der Schachtel mit einem Paar Schuhen zu überlappen. Bereits erfahrene Gluer bewältigen ihre Aufgabe leicht und sehr schnell und können zusammen bis zu 8 Paare pro Tag verarbeiten. Im Februar 2013 stellten die Mitarbeiter im Büro der Division einen Rekord auf: Sie verarbeiteten 27 Paare pro Woche.

Stufe fünf: Verteilung der Filialen im Netzwerk. Die mit bereits gekennzeichneten Schuhen nachgefüllten Kartons werden an die Filialisten gesendet, aber ein bestimmter Schuhbestand verbleibt im Logistikzentrum: Es ist einfach, ihn im Laden zu sortieren, sobald die erforderliche Größe eines bestimmten Modells aufgebraucht ist. Büroangestellte kontrollieren die Situation mithilfe eines Sonderberichts des Alphabet-Soft-Systems, aus dem hervorgeht, wo Schuhe der erforderlichen Größe übertragen werden müssen. Der Bericht selbst wird jeden Montag automatisch auf Anfrage des Betreibers aus der Verkaufsabteilung erstellt.

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Der Filialleiter nimmt die Waren im internen Lager entgegen und liest mithilfe eines Sensors Barcodes und eindeutige Etiketten auf den Kartons mit Modellen, die auf Schuhkartons geklebt sind. Zusätzlich zu den Fällen, in denen das Geschäft Waren erhält, findet ein solcher Lagerbestand alle zwei Wochen statt - wenn der Geschäftsleiter die Schicht an einen anderen Manager übergibt. Fotos "Wareneingang" und "Scannen"

Apropos Inventar: Waren werden zweimal pro Woche im Verkaufsbereich gescannt und ihre Daten an das Alphabet-Soft-System gesendet. Durch das Scannen von Schaufenstern wird den Verkäufern klar, wie viele Modelle aufgrund des täglichen Trubels nicht in der Halle ausgestellt wurden und die Führungskräfte des Unternehmens sehen, in welchen Geschäften die aufmerksamsten Mitarbeiter arbeiten und wie viel Prozent der Fenster gefüllt sind.

Stufe sechs: "Leben" von Waren im Handelssaal. Eine Kopie jedes Modells, das aus dem Logistikzentrum gebracht wurde, befindet sich auf dem Schaufenster im Handelssaal. Daran ist ein Preisschild angebracht: Auf dem Preisschild ist neben dem Barcode und dem Preis der Preis für die Inhaber der Bonuskarte vermerkt, der weitaus geringer ist als der übliche. Alles andere wird im Lager gelagert: Jede Größe wird auf Wunsch des Verkäufers vom für die Warenlieferung zuständigen Mitarbeiter herausgenommen.

Seit drei Jahren sind in jedem Geschäft der Alphabet-Kette Informationskioske in Betrieb. Mit ihrer Hilfe können Kunden nicht nur einfach ein Modell anhand der für sie wichtigen Parameter auswählen, sondern auch die Verfügbarkeit der erforderlichen Größe eines der im Schaufenster dargestellten Paare ermitteln. Dazu muss der Käufer lediglich den Barcode auf dem Preisschild scannen und ihn an das Fenster des Informationskiosks halten.

Das in den Informationskiosk integrierte Programm zeigt an, in welchen Dimensionen das Modell, das dem Kunden gefallen hat, im Lager des Geschäfts präsentiert wird. Dies spart dem Verkäufer erheblich Zeit, der nicht "blind" nach der Größe im Lager suchen muss, und entlastet den Käufer vom schmerzhaften Warten auf das begehrte Paar in der Halle.

Befindet sich das Modell der erforderlichen Größe nicht im Lager dieses Geschäfts, zeigt das Programm im Informationskiosk nicht nur an, in welchem ​​Alphabet-Geschäft es sich befindet, sondern erstellt sogar eine Liste der Geschäfte nach Entfernung und erstellt eine Karte mit detaillierten Anweisungen, wie Sie zum gewünschten Geschäft gelangen.

Schritt Sieben: Kauf von Waren. Befindet sich das für den Käufer interessante Modell im Lager des Geschäfts, hilft der Verkäufer bei der Organisation des Kaufs über denselben Informationskiosk. Das Programm gibt den Code des Managers ein, der den Verkauf ausgestellt hat, den Code des Mitarbeiters, der die Waren aus dem Lager genommen hat, sowie die Nummer der Rabattkarte und die Größe des verkauften Paares. Informationen über die Größe sind sehr wichtig, da die Waren dadurch sofort vom Rest des Geschäfts abgeschrieben werden können und im Alphabet-Soft-System angegeben werden, dass Paare der verkauften Größe vom Logistikzentrum in dieses Geschäft gebracht werden müssen.

Infolge der Arbeit mit dem Informationskiosk erhält der Käufer die Einkaufsnummer und geht zur Kasse, um seinen Einkauf mit ihm zu bezahlen. Der Verkäufer kann währenddessen seinen Platz im Ranking aller Verkäufer des Geschäfts sehen. Die Bewertung wird in Echtzeit erstellt und zeigt, welchen Platz jeder Verkäufer einnimmt, wie viel Dampf er verkauft hat und welchen Bonus er für die geleistete Arbeit erhält.

Schritt acht: Verkaufsanalyse. Alle Informationen über die Arbeit aller Netzwerkverkäufer und die Anzahl der von den Registrierkassencomputern aller Geschäfte verkauften Paare fließen in das Alphabet-Soft-System ein und werden im Unternehmenschat angezeigt. Jeder Manager oder andere interessierte Mitarbeiter kann sich überall über die Ergebnisse der Arbeit des Unternehmens auf dem Laufenden halten. Für jedes Geschäft werden der Plan für die Umsatzmenge des Monats, der Plan für den Tag, der Fertigstellungsgrad und die verbleibende Arbeitsmenge angezeigt. Darüber hinaus können Sie im Unternehmenschat die tägliche Bewertung aller Alafvit-Verkäufer sehen: Die ersten 15 Verkäufer erhalten einen täglichen Bonus von 500 Rubel. Filialleiter müssen keine Zeit damit verschwenden, den aktivsten Verkäufer zu ermitteln, da das System dies jeden Tag für sie erledigt.

So integriert das Alfavit-Soft-System alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse wie ein Netzwerk, macht sie transparent und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung. Nachdem das Unternehmen "Alphabet" Geld in die Arbeit von Programmierern investiert hatte, konnte es Geld sparen, indem es seinen Mitarbeitern Zeit für die Arbeit mit Kunden und Waren und nicht für Zettel zur Verfügung stellte.