„Wir machen Stroh“: Wie überträgt man Risiken auf den Lieferanten?

Die Kisten mit der bereits bezahlten Charge eines Partners brannten zusammen mit dem Lager des Transportunternehmens nieder, ein anderer Lieferant schickte eine Charge Hausschuhe anstelle von modischen Herbststiefeln, und währenddessen wird das Geschäft von verärgerten Kunden mit defekten Schuhen belagert. So etwas muss wie ein Albtraum eines Schuhmachers aussehen. Und damit dieser Traum nie wahr wird, können Sie sich bereits beim Vertragsabschluss versichern. Vladimir Fokin, Managing Partner der Anwaltskanzlei Fokin & Partners, spricht darüber, wie Risiken auf einen Lieferanten übertragen werden können.

Repräsentative Spende

Der Einzelhändler ist nicht nur kommerziellen Risiken ausgesetzt, sondern auch dem Großhändler. Im Einzelhandel sind diese Risiken jedoch viel größer, da der Verkäufer hier dem gesetzlich am besten geschützten Teilnehmer am Handelsprozess gegenübersteht, dem Käufer. Das Verbraucherschutzgesetz bietet dem Käufer nicht nur einen ausreichenden Interessenschutz, sondern ermöglicht es auch einem unethischen Verbraucher, den Verkäufer zu benachteiligen. Jeder kennt Fälle von unvernünftiger Rückgabe gebrauchter Dinge, und die Verkäufergemeinschaft ist voll von Geschichten von "Trollkäufern", die sich amüsieren, indem sie regelmäßig unter verschiedenen Vorwänden allgemein geeignete Paar Schuhe an den Laden übergeben. Einer der neuen Tricks solcher unehrlichen Käufer besteht darin, in Stiefeln oder Schuhen desselben Modells, die im Geschäft verkauft werden, in den Laden zu kommen und während des Anpassungsprozesses die Paare zu wechseln, um eine neue Sache zu hinterlassen. Dies sind jedoch ungewöhnliche Fälle, und meistens befassen sich Verkäufer mit begründeten Ansprüchen von Käufern auf fehlerhafte Waren. Und selbst wenn der Verkäufer nicht für die Ehe verantwortlich ist, ist er für die Aufsicht des Herstellers und die Kosten für die Erstattung von Geldern verantwortlich. Unter der Annahme aller Risiken und Kosten wird der Verkäufer somit zu einer Art Puffer zwischen Hersteller und Käufer.

Der Verkäufer hat jedoch mehrere Möglichkeiten, die Rolle des sogenannten „Verantwortungsgebers“ aufzugeben und Risiken mit dem Hersteller zu teilen. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen Vertrag abzuschließen, der es Ihnen rechtlich ermöglicht, einen Teil der Risiken auf den Lieferanten zu übertragen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Hersteller die Kosten für das fehlerhafte Produkt zu erstatten. Verkäufer greifen jedoch aus mehreren Gründen recht selten zu dieser Option: Nicht ordnungsgemäß ausgeführte Dokumente für den Kauf von Waren (Fehlen eines Vertrags und Vorhandensein nur einer Rechnung, eines Frachtbriefs oder einer Rechnung), wodurch die an der Transaktion beteiligten Personen gezwungen sind, ihre Geschäftsbeziehungen auf der Grundlage unzureichender zivilrechtlicher Standards zu regeln der Code; niedrige Kosten für fehlerhafte Ware und gleichzeitig hohe Kosten für Rechtskosten, was die Reklamation häufig zum Nachteil des Verkäufers macht; Schließlich die elementare Unwilligkeit des Verkäufers, die für ihn wichtigen Beziehungen zum Lieferanten zu stören.

Was auch immer der Grund sein mag, die Rückforderung von Kosten vom Hersteller ist ein schwerwiegender Schritt, der nicht ohne eine sorgfältige Berechnung von Kosten und Nutzen erfolgen sollte. Diese Fehleinschätzung zeigt oft, dass es sinnvoll ist, sich erst dann an den Hersteller zu wenden, wenn sich herausstellt, dass die gesamte Charge oder zumindest eine erhebliche Anzahl von Schuhpaaren fehlerhaft ist. In anderen Fällen ist diese Art des Risikotransfers ohne gültigen Vertrag die Option „teurer für Sie“. Eine viel vernünftigere Möglichkeit, Geld und Nerven zu sparen, besteht darin, sich mit dem Lieferanten an Land abzustimmen: Besprechen Sie die Bedingungen für die Rücksendung der Waren, und erstellen Sie am besten einen Liefervertrag. Es ist wahr, dass diese Option nicht für kleine Unternehmen geeignet ist, die für den Lieferanten nicht besonders interessant sind. Geschickte Verhandlungen wirken natürlich manchmal Wunder, aber niemand hat die Vertragsfreiheit aufgehoben, und es ist kaum möglich, einen Partner zu zwingen, einen Vertrag gegen seinen Willen abzuschließen.

Wissen, wo man hinfällt

Der Hauptvorteil des Vertrags besteht darin, dass Sie sich im Voraus auf alles einigen können, worüber dann gestritten werden müsste. Leider regelt das Bürgerliche Gesetzbuch nur die wichtigsten Aspekte des Unternehmertums, so dass es nicht möglich sein wird, alle Risiken vorauszusehen, wenn man sich nur auf seine Normen stützt. Bei jeder ernsthaften Transaktion muss ein detaillierter Vertrag abgeschlossen werden.

Die Art des Vertrages hängt nicht nur von der Fähigkeit ab, die Risiken fehlerhafter Waren auf den Lieferanten zu übertragen, sondern auch von der Fähigkeit, nicht verkaufte Beträge zurückzugeben. Letzteres ist durchaus realistisch, wenn zwischen den Unternehmen ein Provisionsvertrag geschlossen wird, bei dem die Ware nicht Eigentum des Verkäufers wird, sondern von diesen zum Verkauf genommen wird. In diesem Fall kann die restliche Ware nach dem Verkauf an den Lieferanten zurückgesandt werden. Ein Liefervertrag kann jedoch auch das Risiko von Rückständen vorsehen. Es kann empfohlen werden, einen Rahmenliefervertrag für ein oder zwei Jahre abzuschließen. Die Laufzeit des Vertrages kann kürzer sein, muss aber zwangsläufig eine Qualitätsprüfung der Ware und einen Zeitraum für den geplanten Warenverkauf ermöglichen. Es zeigt sich, dass beim Schuhverkauf die Laufzeit des Liefervertrages mindestens sechs Monate betragen sollte.

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Neben Bestimmungen zum Vertragsgegenstand, allgemeinen Lieferbedingungen und sonstigen Standardelementen sieht der Vertrag Bedingungen vor, die eine Risikoteilung mit dem Lieferanten ermöglichen. Sie regelt beispielsweise die Abnahme der Ware und deren Lieferung bei festgestellten Mängeln. Im Allgemeinen sollte der Liefervertrag alle nachstehend beschriebenen Punkte enthalten.

Vertragsgegenstand: in unserem Fall die Lieferung von Schuhen eines bestimmten Artikels.

Bestellverfahren: Neben der Gesamtmenge und dem Preis sollte hier auch das Bestellverfahren festgelegt werden. Beispielsweise stellt der Käufer eine Anfrage, die dem Lieferanten zur Genehmigung vorgelegt wird. Nach der Genehmigung stellt der Lieferant eine Rechnung. Alternativ informiert der Lieferant den Käufer über die verfügbare Menge, woraufhin der Käufer die Bestellung aufgibt. Dieser Abschnitt muss die Fristen für jeden Bestellschritt sowie das Vorgehen bei einer nicht oder nur teilweisen Bestätigung der Bestellung enthalten. Was soll der Käufer tun, wenn der Lieferant nur 6 der 10 benötigten Schuhmodelle vorrätig hat? Kann er den Vertrag stornieren und sich bei anderen Anbietern nach dem gewünschten Artikel umsehen? All dies sollte im Vorfeld mit dem Lieferanten besprochen und so detailliert beschrieben werden, dass jeder Manager die Vorgehensweise allein durch Lesen des Vertrags nachvollziehen kann.

Kommunikationsmethode zwischen den Parteien: Diese Klausel sollte das Verfahren der Kommunikation zwischen den Parteien festlegen und die Positionen der für die Korrespondenz zuständigen Personen sowie deren genaue Kontaktdaten angeben. Die Kommunikation per Fax oder russischer Post ist heutzutage unüblich, da E-Mails längst Standard sind. Der Vertrag sollte daher neben Telefonnummern auch konkrete E-Mail-Adressen enthalten, damit der Auftraggeber gegebenenfalls den tatsächlichen Schriftverkehr nachweisen kann. Die Namen von Führungskräften aufzulisten, ist nicht sinnvoll, da sich Positionen ändern können. Es empfiehlt sich jedoch, die genauen Positionen der für die Korrespondenz zuständigen Personen im Vertrag anzugeben.

Lieferart: Abholung im Geschäft, Lieferung an ein Lager, Lieferung an ein Fremdlager oder Übergabe an einen Spediteur (besonders relevant in ländlichen Gebieten) – eine oder mehrere dieser Optionen sollte im Vertrag festgelegt werden. Beauftragen die Vertragsparteien einen Spediteur, ist dessen Name anzugeben und die Benachrichtigung der Parteien über die Warenübergabe zu regeln. Es empfiehlt sich außerdem, den Eigentumsübergang im Falle eines zufälligen Warenverlusts, beispielsweise durch einen Brand im Lager des Spediteurs, zu regeln. Grundsätzlich trägt der Käufer das Risiko des zufälligen Verlusts mit der Übergabe der Ware an ihn oder den Spediteur. Im Vertrag mit dem Lieferanten können jedoch auch andere Bedingungen vereinbart werden, beispielsweise dass das Eigentum unabhängig von der Lieferart mit der Warenannahme im Lager des Käufers übergeht. Diese Bedingung ist für den Verkäufer nachteilig und muss daher verhandelt werden.

Produktannahmeverfahren zur Qualitätssicherung: Dieser Abschnitt sollte zunächst festlegen, wie das Produkt angenommen wird. Dies kann bei Anlieferung anhand von Dokumenten oder sogar automatisiert erfolgen. Bei großen Lieferungen, die dokumentenbasiert angenommen werden und bei denen die verpackten Waren nicht manuell gezählt werden können, sollte das Risiko von Fehlmengen im Vertrag festgehalten werden. Unternehmen sollten vertraglich vereinbaren, wie sie vorgehen, wenn ein Karton vor dem Versand an den Verkauf geöffnet wird und ein Produktmangel oder eine Abweichung in Teilenummer, Farbe oder anderen Merkmalen festgestellt wird. Üblicherweise wird folgendes Verfahren angewendet: Ein Vertreter des Lieferanten wird hinzugezogen, und in dessen Anwesenheit sowie in Anwesenheit von mindestens drei Personen des Käufers wird ein Bericht mit Fotos erstellt. Dieses Vorgehen ist für alle Beteiligten vorteilhaft, da sie sich keine Sorgen um ungestraften Diebstahl durch Mitarbeiter der einen oder anderen Partei machen müssen.

Rückgaberecht : Bei geschickter Verhandlung mit dem Lieferanten können Sie nicht nur Waren mit dokumentierten Mängeln, sondern auch unverkauften Lagerbestand zurückgeben. Letzteres ist im Rahmen eines Kommissionsvertrags natürlich einfacher als in einem Liefervertrag. Bei größeren Warenmengen zu günstigen Preisen und hohem Umschlag kann der Verkäufer jedoch auch bei einem Liefervertrag auf die Rückgabe unverkauften Lagerbestands bestehen. In diesem Fall sollte die Buchhaltung des Käufers darauf achten, keine unnötigen Steuern zu zahlen oder die Rückgabe als Reverse-Sale zu behandeln. Der Verkäufer sollte sich von einem Anwalt beraten lassen, um diese Klausel im Vertrag korrekt zu formulieren. Bei Warenrücksendungen aufgrund von Mängeln muss der Vertrag eine bedingungslose Rückgabe im Falle einer Qualitätsreklamation durch den Käufer vorsehen. Zudem muss eine Liste der beizufügenden Dokumente (Passdaten des Käufers, Kaufbeleg etc.) vereinbart werden. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass es sich beim Großhändler um eine Qualitätsreklamation und nicht um die Rückgabe unverkauften Lagerbestands handelt.

Es schadet nicht, diesen Fall im Vertrag vorzusehen, wenn der Lieferant nicht auf die Forderung des Käufers reagiert. Typischerweise wird der Wortlaut im Vertrag mit der folgenden Bedeutung geschrieben: Der Käufer sendet eine Klage an den Lieferanten, und wenn der Lieferant nicht innerhalb von 5 Tagen auf die Klage antwortet, geht der Käufer vor Gericht. Ein solches Ultimatum ist jedoch unwirksam, weil der Käufer klagen muss, was recht teuer ist. Sie können eine Bedingung kniffliger gestalten und in den Vertrag schreiben, wonach der Lieferant dem Anspruch zustimmt, wenn innerhalb von 5 Tagen kein Widerspruch gegen den Anspruch eines Kunden auf die Qualität oder Menge der Ware erhoben wird. Möglicherweise überspringen die Anwälte des Lieferanten diese Zeile, und in Zukunft kann eine solche Formulierung dem Käufer einen guten Service bieten.

Für jedes der aufgeführten Vertragsbestandteile sollte so detailliert wie möglich vereinbart werden, unter Berücksichtigung etwaiger Risiken. Die Diskussion über Risiken wird die Parteien keinen Cent kosten, aber in Zukunft müssen sie sich nicht streiten und Tausende von Rubeln und viele Stunden ihrer Zeit aufwenden, um ihre Differenzen zu lösen.